SISTEMAS DE REGISTRO DE INVENTARIOS
La base de toda empresa comercial es la compra y venta de
bienes o servicios; de aquí la importancia del manejo del inventario por parte
de la misma. Este manejo contable permitirá a la empresa mantener el control oportunamente,
así como también conocer al final del periodo contable un estado confiable de
la situación económica de la empresa. Ahora bien, el inventario constituye las partidas del activo corriente que están listas
para la venta, es decir, toda aquella mercancía que posee una empresa en el
almacén valorada al costo de adquisición, para la venta o actividades
productivas.
¿Qué son los inventarios?
La contabilidad para los inventarios forma parte muy
importante para los sistemas de contabilidad de mercancías, porque la venta del
inventario es el corazón del negocio. El inventario es, por lo general, el
activo mayor en sus balances generales, y los gastos por inventarios, llamados
costo de mercancías vendidas (Costo de Venta), son usualmente el gasto mayor en
el estado de resultados. Las empresas dedicadas a la compra y venta de
mercancías, por ser esta su principal función y la que dará origen a todas las
restantes operaciones, necesitaran de una constante información resumida y
analizada sobre sus inventarios, lo cual obliga a la apertura de una serie de
cuentas principales y auxiliares relacionadas con esos controles. Entres estas
cuentas podemos nombrar las siguientes:
Inventario (inicial)
Compras
Devoluciones en compra
Gastos de compras
Ventas
Devoluciones en ventas
Mercancías en tránsito
Mercancías en consignación
Inventario (final)
El Inventario Inicial representa el valor de las
existencias de mercancías en la fecha que comenzó el periodo contable. Esta
cuenta se abre cuando el control de los inventarios, en el Mayor General y no
vuelve a tener movimiento hasta finalizar el periodo contable cuando se cerrará
con cargo a costo de ventas o bien por Ganancias y Perdidas directamente.
En la cuenta Compras se incluyen las mercancías
compradas durante el periodo contable con el objeto de volver a venderlas con
fines de lucro y que forman parte del objeto para el cual fue creada la
empresa. No se incluyen en esta cuenta la compra de Terrenos, Maquinarias,
Edificios, Equipos, Instalaciones, etc. Esta cuenta tiene un saldo deudor, no
entra en el balance general de la empresa, y se cierra por Ganancias y Pérdidas
o Costo de Ventas.
Devoluciones en compra, se refiere a la cuenta que es creada
con el fin de reflejar toda aquella mercancía comprada que la empresa devuelve
por cualquier circunstancia; aunque esta cuenta disminuirá la compra de
mercancías no se abonará a la cuenta compras. Los gastos ocasionados por las
compras de mercancías deben llevarse a la cuenta correspondiente. Esta cuenta
tiene un saldo deudor y no entra en el Balance General.
Ventas:
Esta cuenta controlará todas las ventas de mercancías realizadas por la Empresa
y que fueron compradas con este fin. Por otro lado también tenemos Devoluciones
en Venta, la cual está creada para reflejar las devoluciones realizadas por los
clientes a la empresa.
En algunas oportunidades, especialmente si la empresa
realiza compras en el exterior, nos encontramos que se han efectuado ciertos
desembolsos o adquirido compromisos de pago (documentos o giros) por mercancías
que la empresa compró pero que, por razones de distancia o cualquier otra
circunstancia, aun no han sido recibidas en el almacén. Para contabilizar este
tipo de operaciones se debe utilizar la cuenta: Mercancías en Tránsito.
Por otro lado tenemos la cuenta llamada Mercancía en
Consignación, que no es más que la cuenta que reflejará las mercancías que
han sido adquiridas por la empresa en “consignación”, sobre la cual no se tiene
ningún derecho de propiedad, por lo tanto, la empresa no está en la obligación
de cancelarlas hasta que no se hayan vendido.
El Inventario Actual (Final) se realiza al finalizar el periodo
contable y corresponde al inventario físico de la mercancía de la empresa y su
correspondiente valoración. Al relacionar este inventario con el inicial, con
las compras y ventas netas del periodo se obtendrá las Ganancias o Pérdidas
Brutas en Ventas de ese período.
El control interno de los inventarios se inicia con el
establecimiento de un departamento de compras, que deberá gestionar las compras
de los inventarios siguiendo el proceso de compras.
Sistemas de inventario
1.El Sistema de Inventario
Perpetuo o Continuo:
En el sistema de Inventario Perpetuo, el negocio mantiene
un registro continuo para cada artículo del inventario. Los registros muestran
por lo tanto el inventario disponible todo el tiempo. Los registros perpetuos
son útiles para preparar los estados financieros mensuales, trimestral o
provisionalmente. EL negocio puede determinar el costo del inventario final y el
costo de las mercancías vendidas directamente de las cuentas sin tener que
contabilizar el inventario.
El sistema continuo ofrece un alto grado de control,
porque los registros de inventario están siempre actualizados. Anteriormente,
los negocios utilizaban el sistema continuo principalmente para los inventarios
de alto costo unitario, como las joyas y los automóviles; hoy día con este
método los administradores pueden tomar mejores decisiones acerca de las
cantidades a comprar, los precios a pagar por el inventario, la fijación de
precios al cliente y los términos de venta a ofrecer. El conocimiento de la
cantidad disponible ayuda a proteger el inventario. La derivación del saldo de
cada cuenta incluye el inventario:
El saldo de la cuenta inventario bajo el sistema
continuoo deberá resultar en el costo del inventario disponible en cualquier
momento. Los registros de inventario continuo proporcionan información para las
siguientes decisiones:
La mayoría de las tiendas de mobiliario, guarda la
mercancía en sus almacenes, por lo tanto los empleados no pueden examinar
visualmente la mercancía disponible y dar respuesta en ese mismo instante. El
sistema perpetuo le indicará oportunamente la disponibilidad de dicha
mercancía. Los registros continuos alertan al negocio para reorganizar el
inventario cuando éste se muestra bajo.
Si las compañías preparan los estados financieros
mensualmente, los registros de inventario continuo muestran el inventario final
existente, no es necesario un conteo físico en este momento; sin embargo, es
necesario un conteo físico una vez al año para verificar la exactitud de los
registros.
Asientos bajo el Sistema Continuo
En el sistema de inventario continuo, el negocio registra
las compras de inventario cargando a la cuenta inventario, cuando el negocio
realiza una venta, se necesitan dos asientos. La compañía registra la venta de
la manera usual, carga a efectivo o a cuentas por cobrar y abona a ingresos por
ventas el precio de las mercancías vendidas. La compañía carga también a costo
de mercancías vendidas y abona el costo a inventario. El cargo a inventario
(por las compras) sirve para llevar un registro actualizado del inventario
disponible. La cuenta inventario y la cuenta costo de mercancías vendidas
llevan un saldo actual durante el periodo.
2.El Sistema de Inventario
Periódico:
En el sistema de inventario periódico el negocio no
mantiene un registro continuo del inventario disponible, más bien, al fin del
periodo, el negocio hace un conteo físico del inventario disponible y aplica
los costos unitarios para determinar el costo del inventario final. Ésta es la
cifra de inventario que aparece en el Balance General. Se utiliza también para
calcular el costo de las mercancías vendidas. El sistema periódico es conocido
también como sistema físico, porque se apoya en el conteo físico real del
inventario. El sistema periódico es generalmente utilizado para contabilizar
los artículos del inventario que tienen un costo unitario bajo. Los artículos
de bajo costo pueden no ser lo suficientemente valiosos para garantizar el
costo de llevar un registro al día del inventario disponible. Para usar el
sistema periódico con efectividad, el propietario debe tener la capacidad de
controlar el inventario mediante la inspección visual. Por ejemplo, cuando un
cliente le solicita ciertas cantidades disponibles, el dueño o administrador
pueden visualizar las mercancías existentes.
Asientos bajo el Sistema Periódico
En el sistema periódico, el negocio registra las compras
en la cuenta compras (como cuenta de gastos); por su parte la cuenta inventario
continua llevando el saldo inicial que quedó al final del período anterior. Sin
embargo, al fin del período, la cuenta inventario debe ser actualizada en los
Estados Financieros. Un asiento de diario elimina el Saldo Inicial, abonándolo
a Inventario y cargándolo a Ganancias y Pérdidas. Un segundo asiento de Diario
establece el Saldo Final, basándose en el conteo físico. El cargo es a
inventario, y el abono a Ganancias y Pérdidas. Estos asientos pueden realizarse
en el proceso de cierre o como ajustes.
Cálculo Del
Costo Del Inventario
Los inventarios son contabilizados normalmente por su
costo histórico, como lo requiere el principio del costo. El costo del
inventario es el precio que el negocio paga para adquirir el inventario, no el
precio de venta de las mercancías.
El costo de inventario incluye el precio de factura,
menos cualquier descuento de compras, más el impuesto sobre las ventas, los
aranceles, los cargos por transporte, el seguro mientras está en tránsito y
todos los otros costos en que se incurre para lograr que las mercancías estén
disponibles para la venta.
